Bardzo ważne z punktu widzenia uczestników retrospektywy jest to, aby znali jej cel i wiedzieli, że spotkanie nie jest „polowaniem na czarownice” i szukaniem winnych. Zakładamy, że podczas sprintu każdy zrobił swoją pracę najlepiej jak potrafił i włożył w nią dostępne dla siebie w danym momencie zasoby. Retrospektywa służy natomiast znajdowaniu miejsc, które działają (po to, aby rozumieć co działa i co kontynuować) oraz szukaniu przestrzeni do poprawy. Czasami rozmowy o tym, co nie działa bywają trudne, dlatego potrzebujemy do nich bezpiecznej atmosfery i zaufania.
Sygnały, aby zająć się głębiej tym obszarem
Po czym poznasz, że warto zadbać o bezpieczeństwo i zaufanie podczas Waszego retro? Spójrz na listę poniżej i sprawdź czy obserwujesz któreś z wymienionych zachowań:
- zespół porusza tylko błahe problemy, unika dotykania głębszych lub oczywistych problemów
- wciąż rozmawiacie o tym samym
- musisz „ciągnąć” poszczególne osoby za język
- członkowie zespołu nie zwracają się do siebie bezpośrednio tylko uogólniają np. ktoś mówi: „dbajmy bardziej o nasze testy”
- dostrzegasz niechęć do pracy w mniejszych grupach/parach
Pomysły na usprawnienie tego obszaru
Jeśli widzisz u siebie któryś z powyższych symptomów, spróbuj wykorzystać następujące pomysły:
Przypomnij podstawową zasadę retrospektywy
Aby zapewnić uczestników o intencji spotkania z pomocą przychodzi nam “Prime directive of retrospective” – podstawowa zasada prowadzenia retrospektyw, pochodząca z książki Normana Kertha „Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews”.
Podstawowa zasada retrospektywy:
„Niezależnie od wniosków do jakich dojdziemy rozumiemy i wierzymy, że każdy wykonał swoją pracę najlepiej jak mógł, bazując na wiedzy, umiejętnościach i zasobach jakie posiadał w danym momencie.”
–Norm Kerth
Jeśli zespół jest nowy, to warto przez kilka pierwszych retrospektyw przypominać i pokazywać tę zasadę. Jeśli zespół pracuje ze sobą już jakiś czas, to od czasu do czasu również warto o niej przypomnieć. Można ją też zamieścić w widocznym dla zespołu miejscu. Wprowadza to poczucie bezpieczeństwa, a ustalenie zasad na początku spotkania, powoduje, że staje się ono pozytywne i nastawione na rezultaty.
Powiedz na początku spotkania jaki jest jego zakres i jak będzie ono przebiegało
Wszyscy czujemy się bezpieczniej, jeśli wiemy co się wydarzy i dlaczego. Powiedz na początku, po co się spotykacie, jaką formę będzie miała retrospektywa, co się będzie działo, ile zajmie czasu. Zapytaj też uczestników, czy Twoja propozycja im odpowiada, czy chcieliby coś dodać, ująć lub zmienić. To wprowadzi komfort i da uczestnikom poczucie, że nie tylko poruszają się w jasnej strukturze, ale mają również na nią wpływ.
Użyj karteczek (post-itów) do dzielenia się spostrzeżeniami
Aby ułatwić rozmowę o trudnych tematach, dobrze jest nie oczekiwać werbalnych, głośnych odpowiedzi. W takiej sytuacji lepiej jest posłużyć się karteczkami. Metoda ta ma jeszcze wiele dodatkowych zalet:
- każdy ma jednakowe szanse, żeby się wypowiedzieć (w przypadku wypowiedzi ustnych, głos zabierają najczęściej „najgłośniejsi” i „najodważniejsi” w zespole, a zdanie innych może zostać pominięte),
- pozwala zebrać myśli i daje czas aby się spokojnie zastanowić, generowanych jest wiele pomysłów i spostrzeżeń przy jednoczesnej ochronie przed natychmiastową oceną innego uczestnika spotkania.
Trzeba uważać, żeby nie wpaść w „pułapkę karteczkową”. Znam wielu Scrum Masterów, którzy każdą retrospektywę realizują metodą karteczek. A nie zawsze jest to konieczne – jeśli zespół jest aktywny, „rozgadany”, każdy z uczestników ma przestrzeń na wypowiedź, jest już zaufanie, to stosowanie na każdej retrospektywie tej formy, szybko doprowadzi do nudy, a może i nawet irytacji. Warto wtedy sięgać po inne metody np. lean coffee, pracę w parach lub w podgrupach albo otwartą dyskusję (więcej na temat formy spotkania znajdziesz w Kroku 3 „Zapewnienie angażującej formy”)
Buduj relacje
Aby zbudować zaufanie i dobrą atmosferę w zespole, należy zadbać o relacje między jego członkami. Ludzie mogą je wytworzyć, lecz muszą się poznać. Można to zrobić na wiele sposobów, w zależności od tego, co jako zespół lubicie. Można spotkać się w pubie, zagrać w gry planszowe, zorganizować dedykowane gry i ćwiczenia, które to umożliwiają.
Ogólnie chodzi o to, żeby członkowie zespołu dzielili się swoimi osobistymi historiami, mogli opowiedzieć co lubią robić, jacy są, co jest dla nich ważne w życiu.
Przykładem ćwiczenia, które można wykorzystać do budowania relacji i poznawania się są „Dwie prawdy i jedno kłamstwo”. Więcej na temat budowania relacji i zaufania w zespole znajdziesz w książce Patricka Lencioniego „Pięć dysfunkcji pracy zespołowej”.
Ograniczaj spotkania do członków zespołu
Według Scrum Guide w zespole scrumowym nie ma hierarchii. Zdarza się natomiast, że przełożony zespołu chce dołączyć do retrospektywy. Są też takie sytuacje, że jeden z członków zespołu jest równocześnie przełożonym programistów. Jak to wpływa na bezpieczeństwo podczas retrospektywy? Można śmiało założyć, że w obecności przełożonego, otwartość i chęć dzielenia się błędami przez pracowników nie będzie tak duża; uczestnicy spotkania nie będę chętnie mówić o swoich słabościach i porażkach, a w efekcie cel retrospektywy – poprawa procesu i pracy w zespole – może nie zostać osiągnięty.
Obecność managera wpływa też często ograniczająco na kreatywność i samodzielność zespołu. W naszej pracy zdarzało się, że osoba z autorytetem nadanym odrzucała od razu wszystkie pomysły usprawnień proponowane przez zespół, dążąc do realizacji swojej idei. Ryzykujemy wtedy nie tylko tym, że nie wybierzemy najlepszego rozwiązania (patrz: inteligencja zbiorowa) ale, że (w dłuższej perspektywie) zespół zniechęci się do generowania pomysłów, podejmowania samodzielnych decyzji i ryzyka.
Dlatego, jeśli u Ciebie w retrospektywach uczestniczy manager zespołu lub silny lider techniczny, porozmawiaj z nimi wcześniej i wyjaśnij czemu służy to spotkanie i dlaczego ważne jest, aby wszyscy z zespołu mogli zabrać głos. Wytłumacz jak ich obecność wpływa na poczucie bezpieczeństwa w zespole. Zastanówcie się wspólnie, co zespół może zyskać, a co stracić na obecności dodatkowej osoby podczas retrospektywy i co zrobić, aby nie utracić sensu, a osiągnąć cel retro.
Podsumowanie
Zapraszam Cię do poznania kolejnego kroku Efektywnej retrospektywy: link do kolejnego artykułu.
Jeśli nie chcesz czytać całości, tylko skupić się na wybranych obszarach piramidy, przejdź do kwestionariusza „Checklista stanu mojej retrospektywy„, który pomoże Ci szybko zidentyfikować problematyczne obszary. W artykule Efektywna retrospektywa – polecana literatura i narzędzia znajdziesz listę polecanych przeze mnie narzędzi i literaturę dotyczącą retrospektyw.
Artykuł ten jest częścią poradnika „Piramida efektywnej retrospektywy” – napisanego przez Dorotę Sternalską i Luizę Lipień.