Mając zapewnione bezpieczeństwo i dobrze dobrany temat, zadbajmy teraz o równe zaangażowanie i udział uczestników tym spotkaniu. Retrospektywa będzie angażująca tylko wtedy, kiedy wspólnie będziecie dyskutować o Waszych problemach, wymieniać się spostrzeżeniami oraz razem podejmować decyzje o tym, co chcecie zrobić, aby usprawnić Wasze procesy i poprawić efektywność.
Sygnały, aby zająć się głębiej tym obszarem
Po czym poznasz, że forma spotkania to jest temat nad którym warto popracować? Spójrz na listę poniżej i sprawdź czy obserwujesz któreś z wymienionych zachowań:
- spotkanie jest zdominowane przez jedną osobę
- są osoby, które w ogóle się nie wypowiadają podczas spotkania
- omawianych jest wiele wątków jednocześnie, ale żaden nie jest wyczerpany na tyle, żeby wyciągnąć wnioski
- każda retrospektywa wygląda tak samo
- często przekraczacie timebox przeznaczony na retrospektywę
Pomysły na usprawnienie tego obszaru
Jeśli widzisz u siebie któryś z powyższych symptomów, spróbuj wykorzystać następujące pomysły:
Przemyśl strukturę spotkania
Struktura spotkania powinna być dobrana do tematu retrospektywy, wokół którego chcemy się poruszać. Możemy też być w sytuacji, kiedy przeprowadzamy retro z danym zespołem po raz pierwszy i nie mamy jeszcze wyłonionego tematu. W obu sytuacjach pomocna jest struktura zaproponowana przez Esther Derby i Dianę Larsen w książce „Agile Retrospectives”. Warto z niej korzystać, jako z inspiracji do zaplanowania angażującej struktury spotkania. Derby i Larsen podzieliły retrospektywę na 5 części:
1. Otwarcie spotkania (Set the stage)
Powiedz o celu, formie, poproś każdego uczestnika o krótką wypowiedź na jakiś temat (tzw. check-in).
Przykładowa technika: Widokówka
2. Zbieranie danych (Gather data)
Jest to faza generowania danych, która w zależności od wybranej formy i celu spotkania będzie wyglądała inaczej. Można tutaj użyć karteczek post-it, techniki „burzy mózgów”, danych do których mamy dostęp w narzędziach firmowych (np. w Jira). Zbieramy wszystkie dane, na których będziemy pracować w kolejnej części retrospektywy. Jeśli robimy ogólną retrospektywę dotyczącą całego sprintu, to jest to moment, w którym zbieramy dane o tym, co poszło dobrze, a co wymagałoby poprawy.
Przykładowa technika: Podoba mi się/Chciałbym, Mad-Sad-Glad
3. Pogłębiona analiza (Generate insight)
Mając wiele danych zebranych w poprzedniej części, pogłębiamy analizę – szukamy związków przyczynowo skutkowych, zależności, zastanawiamy się: dlaczego? z czego to wynika?
Przykładowa technika: Analiza Pola Sił
4. Wybór akcji (Decide what to do)
Na tym etapie trzeba zdecydować, co będziemy wdrażać lub zmieniać. Ważne jest tutaj, żeby zgodzić się, które konkretne usprawnienie chcemy spróbować wdrożyć i aby wszyscy wiedzieli, jakich efektów się po nich spodziewamy.
O tym jak formułować akcje, ile z nich wybrać i jak je monitorować, napisałam w kolejnym artykule: Krok 4 „Wybór właściwych akcji”.
Przykładowa technika: Trzy po trzy
5. Zamknięcie spotkania (Close the restrospective)
Ostatnim etapem retrospektywy jest zamknięcie spotkania. W tej części warto zapytać uczestników, czy to był według nich dobrze spędzony czas, z czym wychodzą, co nowego odkryli. Dzięki temu każda kolejna retrospektywa może być lepiej dopasowana do potrzeb.
Przykładowa technika: ROTI
Dobierz odpowiednią formułę spotkania
Formę dyskusji i formułę spotkania dobieraj zawsze w zależności od tematu, poziomu bezpieczeństwa, ale i nastroju zespołu. Nie zawsze będziemy otwarci na zabawę, nie zawsze będziemy gotowi na dzielenie się feedbackiem, nie od razu poruszymy trudne tematy. Pracuj na relacjach ludzi ale bierz pod uwagę także dane, i fakty. Niech retrospektywa będzie różnorodna – zmieniaj formułę, zaskakuj. Pamiętaj o przewadze treści nad formą.
Pomysły na angażujące techniki dla każdej z części retrospektywy opisanej przez Derby i Larsen zostały zebrane na stronie www.retromat.org. Inne kreatywne formy prowadzenia spotkań i warsztatów zostały opisane w książce „Gamestorming. Gry biznesowe dla innowatorów”
Zadbaj o aspekty organizacyjne spotkania
Jeśli spotkanie odbywa się w sali, to powinna być na tyle duża, aby pomieścić wszystkich na takich samych zasadach. Układ sali powinien sprzyjać swobodnej dyskusji. Na przykład unikamy układu szkolnego, albo sali w której część osób siedzi w drugim rzędzie.
W przypadku zespołu wirtualnego również jest podobnie – nawet jeśli tylko część osób łączy się zdalnie, a reszta jest w biurze – dobrą praktyką jest, żeby każdy połączył się ze swojego komputera i miał włączoną kamerę. To daje wszystkim taką samą pozycję do uczestnictwa w dyskusji, sprzyja większemu zaangażowaniu i pomaga osobie prowadzącej reagować w trakcie spotkania również na sygnały niewerbalne
Obserwuj i aktywizuj całą grupę
Co jeśli forma i cel są angażujące, a mimo to zaangażowanie uczestników nie jest takie jakbyś chciał(a)?
- jedna osoba dominuje spotkanie:
- podziękuj jej za jej zaangażowanie i zadaj pytanie reszcie zespołu: „A co wy myślicie na ten temat?”
- zastosuj strukturę która pozwoli wypowiedzieć się każdej osobie. Na przykład „rundka”, gdzie każdy po kolei wypowiada się na dany temat, lub przechodni „token głosu” gdzie mówi w danym momencie tylko ta osoba, która ma u siebie token.
- kilka osób się nie wypowiada:
- zapytaj ich co myślą, czy chcieliby coś dodać. Są osoby, które potrzebują zachęty i odpowiedzą, jeśli dostaną przestrzeń
- zasugeruj, żeby do dyskusji wnieśli jeszcze wkład Ci, którzy nie zabierali głosu
- zespół jest milczący:
- zadawaj pytania otwarte i poczekaj, aż ktoś się wypowie. Cisza to potężne narzędzie. Ktoś, prędzej czy później, będzie chciał ją przerwać
- podziel zespół na pary lub mniejsze grupy – praca w mniejszych grupach zawsze jest bardziej angażująca, niż w jednej dużej grupie.
Dodatkowo, aby zwiększyć zaangażowanie:
- rotujcie rolę prowadzącego retrospektywy – jeśli każdy poczuje na sobie ciężar prowadzenia spotkania to zwiększy to świadomość, że efektywność spotkania zależy od zaangażowania uczestników, a nie tylko od prowadzącego
- rozmawiajcie o korzyściach ze spotkania – nic tak nie poprawia zaangażowania, jak widoczne efekty
- Ty jesteś częścią zespołu scrumowego i uczestniczysz w retrospektywie na takich samych warunkach, jako członek zespołu więc możesz poruszyć temat zaangażowania i efektywności retrospektyw na spotkaniu (więcej na ten temat w kolejnym punkcie)
Ciągle usprawniaj spotkania
Esther Derby i Diana Larsen proponują aby ostatnim elementem każdej retrospektywy było zbieranie feedbacku o samym spotkaniu. Jest to bardzo ważny krok, z którego nie należy rezygnować. Pytaj zatem zespołu jak oceniają spotkanie, co chcieliby zmienić następnym razem. Feedback zespołu dotyczący przebiegu retrospektywy nie jest feedbackiem dotyczącym tylko Twojej pracy. To, czy retrospektywa przebiegała efektywnie i angażująco, jest odpowiedzialnością całego zespołu scrumowego.
Ciekawym pomysłem tematu na retrospektywę jest…. retrospektywa. Mając już dane, które zbieracie po każdym spotkaniu na zamknięcie (np. ROTI) warto je wykorzystać, aby porozmawiać jak poprawić Wasze retro. Oprócz ROTI jako dane do analizy możecie wziąć waszą subiektywną ocenę czy jesteście zadowoleni z efektów retrospektywy, zobaczyć ile akcji realizujecie, przeanalizować gdzie byliście i gdzie chcecie dojść. Następnie razem z całym zespołem zastanowić się co chcecie zmienić w samych retrospektywach, ale też w Waszym procesie ciągłego usprawniania.
Podsumowanie
Zapraszam Cię do poznania kolejnego kroku Efektywnej retrospektywy: link do kolejnego artykułu.
Jeśli nie chcesz czytać całości, tylko skupić się na wybranych obszarach piramidy, przejdź do kwestionariusza „Checklista stanu mojej retrospektywy”, który pomoże Ci szybko zidentyfikować problematyczne obszary. W artykule Efektywna retrospektywa – polecana literatura i narzędzia znajdziesz listę polecanych przeze mnie narzędzi i literaturę dotyczącą retrospektyw.
Artykuł jest częścią „Piramidy efektywnej retrospektywy” – poradnika napisanego przez Dorotę Sternalską i Luizę Lipień.