To w jaki sposób definiujecie akcje i które z nich chcecie implementować będzie określało, czy w ogóle będzie się coś zmieniać. Pamiętaj, że akcje nie muszą być wielkie. Retrospektywa odbywa się po każdym sprincie, co powoduje, że pracujecie nad swoim procesem w sposób ciągły i krok po kroku ulepszacie, naprawiacie, doskonalicie swoją pracę. Tutaj dużo większą siłę mają małe, mierzalne i wprowadzane krok po kroku zmiany, niż wielkie, szeroko zakrojone pomysły.
Sygnały, aby głębiej zająć się tym obszarem
Po czym poznasz, że warto popracować nad Waszymi akcjami? Spójrz na listę poniżej i sprawdź czy obserwujesz któreś z wymienionych zachowań:
- po każdej retrospektywie macie długą „listę marzeń”
- z większości retrospektyw wychodzicie bez zdefiniowanych akcji
- nie wiadomo kto odpowiada za dane akcje
- nie wiecie, co się zmieni w kolejnym sprincie
- na kolejnej retrospektywie definiujecie te same obszary do zmiany
- trudno Wam jednoznacznie określić po czym poznacie, że problem został rozwiązany
- na końcu spotkania nikt nie chce podjąć się realizacji pomysłów na usprawnienia.
Pomysły na usprawnienie tego obszaru
Jeśli widzisz u siebie któryś z powyższych symptomów, spróbuj wykorzystać następujące pomysły:
Generuj wiele pomysłów, ale ograniczaj ilość akcji
Wspólne generowanie pomysłów buduje zaangażowanie, lepsze zrozumienie problemu, pobudza kreatywność oraz uruchamia potencjał zespołu. Jest ono wartościowym elementem każdej retrospektywy. Po etapie generowania pomysłów, musimy natomiast zdecydować i wybrać niektóre z nich, czyli te, które zdaniem zespołu przyniosą największą lub najszybszą korzyść. Aby to zrobić, stosuj znane Ci techniki zarządzania backlogiem – wybieraj na przykład te pomysły, które przynoszą najwięcej wartości, przy najmniejszym nakładzie pracy. Wykorzystaj do tego poniższą mapę oceny pomysłów:
Jeśli chodzi o dalszy wybór działań, niech to nie będzie więcej niż 2-3 akcje. Niech to będą małe, ale mierzalne zmiany. Zmiany najlepiej zaczynać właśnie od małych kroków. Jeśli pomysł na akcję to coś dużego, zadaj pytanie: jaki byłby pierwszy krok, żeby osiągnąć nasz cel, żeby poprawić obecną sytuację? Czego potrzebujemy, żeby zacząć?
W czasie opracowywania akcji ważne jest też, aby zwrócić uwagę na to jaki wpływ ma zespół na realizację usprawnień w danym obszarze. Zespoły czasem „szukają winnych” poza sobą, zrzucają odpowiedzialność za niepowodzenie sprintu np. na inny zespół, brak odpowiedzi ze strony interesariuszy, a nawet całą organizację w której pracują. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności kieruj uwagę zespołu na obszar, na który mają oni bezpośredni wpływ, czyli na swoje zachowania, które powinni zmienić. Możesz zapytać: co możemy zrobić lepiej podczas kolejnego sprintu, żeby dostać na czas odpowiedź od naszego interesariusza? (Może zapytać go wystarczająco wcześnie, może zamiast wysyłać do niego maila, lepiej porozmawiać z nim telefonicznie albo osobiście?) Więcej o tym podejściu znajdziesz tutaj: Koło wpływu Stephena Coveya
Szukaj właściciela akcji
Aby zwiększyć prawdopodobieństwo zrealizowania akcji, każda z nich powinna mieć przypisanego właściciela. Jednak odpowiedzialność za akcje leży po stronie całego zespołu scrumowego, a nie tylko Twojej:
Scrum Team ponosi odpowiedzialność za wszystkie działania związane z produktem obejmujące współpracę z interesariuszami, weryfikację, utrzymanie, obsługę, eksperymentowanie, badania i rozwój oraz wszelkie inne działania, które mogą okazać się konieczne.
–Scrum Guide 2020
Pamiętaj o tym jako Scrum Master i angażuj wszystkich. Wybierzcie właścicieli akcji, ustalcie kto z zespołu będzie pamiętał, przypominał, pilnował, kto porozmawia z daną osobą w ramach akcji itp. Opiszcie jednoznacznie wszystkie niezbędne czynności wraz z osobami realizującymi je. Szczególnie istotne jest to w akcjach związanych ze zmianą zachowania członków zespołu. Włączenie wszystkich członków zespołu w realizację akcji buduje zaangażowanie, rozwija odpowiedzialność i motywuje do dalszej pracy.
Przekuwaj akcje w nawyki
Zmianę zachowania najlepiej przekuć w nowy nawyk. Jednym z dobrych sposobów kształtowania nowego nawyku jest to, aby uczynić go oczywistym. Można to zrobić na dwa sposoby:
- ustalić konkretny plan gdzie i kiedy zamierzacie realizować działanie. Wtedy nie trzeba liczyć na motywację, pamiętać o nowym postanowieniu oraz nie musicie podejmować decyzji czy chcecie. Na przykład: zawsze w piątki o 10:00 pielęgnujecie backlog.
- nowy nawyk połączyć z już istniejącym, wtedy się lepiej i szybciej przyjmie. To jest tzw. piętrzenie nawyków i polega na wybraniu któregoś z istniejących przyzwyczajeń i powiązaniu z nim nowego zachowania.
W jednym zespole wprowadziliśmy nawyk, że zawsze po powrocie z przerwy kawowej sprawdzamy czy nie ma czegoś do code review. Nazwaliśmy to „Review przy kawie” i dzięki temu rozwiązaliśmy problem długiego czekania na review kodu.
Śledź i wizualizuj postęp akcji
Aby zapewnić realizację danej akcji, należy zadbać o widoczność jej statusu. Najprostszym sposobem na to jest dodanie konkretnych rzeczy do zrobienia do backlogu kolejnego sprintu. Kolejną retrospektywę zacznijcie wtedy od sprawdzenia gdzie jesteście z poprzednio zdefiniowanymi akcjami.
Można użyć też prostej tabelki, która pomoże Wam w zapamiętaniu, jaki problem daną akcją rozwiązujecie:
| OBSERWACJA | AKCJA | WŁAŚCICIEL | PO CZYM POZNAMY ŻE DZIAŁA | KIEDY SPRAWDZAMY |
Jeśli pracujecie nad wprowadzeniem nowych zasad albo nawyków w zespole, pamiętajcie, aby dobrze je zwizualizować („jeden obraz wart jest tysiąca słów”) i umieścić potem w widocznym, łatwo dostępnym dla wszystkich miejscu.
Podsumowanie
Zapraszam Cię do poznania kolejnego kroku Efektywnej retrospektywy: link do kolejnego artykułu.
Jeśli nie chcesz czytać całości, tylko skupić się na wybranych obszarach piramidy, przejdź do kwestionariusza „Checklista stanu mojej retrospektywy”, który pomoże Ci szybko zidentyfikować problematyczne obszary. W artykule Efektywna retrospektywa – polecana literatura i narzędzia znajdziesz listę polecanych przeze mnie narzędzi i literaturę dotyczącą retrospektyw.
Artykuł jest częścią „Piramidy efektywnej retrospektywy” – poradnika napisanego przez Dorotę Sternalską i Luizę Lipień.