Delegation Poker: Narzędzie efektywnego delegowania przez managera

Management 3.0 to  koncepcja zarządzania, która rewolucjonizuje tradycyjne podejście do pracy i kierowania zespołami. Management 3.0 oferuje wiele narzędzi i praktyk, które pomagają w zarządzaniu zespołami i organizacjami. Jednym z nich jest Delegation Poker.

Dlaczego delegowanie nie jest łatwe?

Delegowanie to kluczowa umiejętność w dzisiejszym świecie biznesu. Oznacza ono nie tylko przekazywanie zadań, lecz również nadawanie członkom zespołu odpowiedzialności i uprawnień do podejmowania decyzji oraz przejęcie odpowiedzialności za własną pracę. 

W przypadku udanego delegowania można zwiększyć wydajność pracy, podnieść morale zespołu i uzyskać ogólną poprawę wyników (poprzez decentralizację podejmowania decyzji). Niemniej jednak wielu menedżerów boryka się z delegowaniem, obawiając się utraty kontroli, zaufania lub  pogorszonej jakości pracy. W takiej sytuacji, warto pamiętać, że delegowanie nie jest czymś binarnym. Istnieją odcienie szarości między managerem – dyktatorem, a managerem – anarchistą. Menedżerowie mogą przekazywać odpowiedzialność zespołom w kontrolowany i stopniowy sposób. Sztuka zarządzania polega na znalezieniu właściwej równowagi. 

Z drugiej strony, jeśli jako manager chcesz delegować jak najwięcej, (aby zmniejszyć biurokrację i oddawać władzę), też rób to stopniowo. Jeśli w tym delegowaniu pójdziesz za daleko, samoorganizacja zespołów może poprowadzić do niepożądanych i kosztownych konsekwencji, być może nawet do chaosu. 

To, w jakim stopniu możesz delegować zależy od wielu czynników: dojrzałości zespołu, posiadanych przez niego kompetencji, rodzaju wykonywanej pracy, a także ewentualnego wpływu danej decyzji na organizację. 

Czym jest Delegation Poker?

Delegation Poker to właśnie narzędzie, które pomaga zespołom i liderom zrozumieć i ustalić oczekiwane poziomy autonomii i odpowiedzialności. Jest to gra karciana stworzona do ułatwienia dyskusji i negocjacji dotyczących delegacji w zespole lub organizacji. Gra wykorzystuje talie kart, z których każda reprezentuje jeden z siedmiu poziomów delegowania, począwszy od „Powiedz” (najniższy poziom delegacji) aż do „Oddeleguj” (najwyższy poziom delegacji) – zobacz poniżej: 

Dlaczego poziomów delegowania jest siedem?

Delegation Poker został stworzony przez Jurgena Appelo jako rozwinięcie modelu Przywództwa Sytuacyjnego Paula Herseya i Kena Blancharda. W modelu Herseya- Blancharda występują 4 poziomy delegowania: Powiedz, Przekonaj, Uczestnicz, Oddeleguj. Zdaniem Appelo model ten jest bardzo użyteczny, zakłada jednak niestety jednostronne spojrzenie na delegację – od przełożonego do podwładnego.  W Management 3.0 potrzebujemy modelu, który będzie szerszy i bardziej symetryczny. Potrzebujemy modelu, który pozwoli nam delegować pracę w obie strony i pomoże wyjaśnić odpowiedzialności obu stron, jednocześnie wspierając bezpieczne środowisko dla wszystkich zaangażowanych. Taki jest właśnie Delegation Poker stworzony przez Appelo: 7 poziomów delegowania to symetryczny model. Działa w obu kierunkach: poziom 2 (Przekonaj) jest podobny do poziomu 6 (Zapytaj), gdy patrzy się z przeciwnej perspektywy. A poziom 3 (Skonsultuj),  jest odwrotnością poziomu 5 (Doradź), który dotyczy udzielania opinii.

Jak korzystać z Delegation Poker?

Siedmiu poziomów delegowania nie stosujemy do decydowania o indywidualnych czy pojedynczych zadaniach. Stosujemy je w kluczowych obszarach decyzyjnych np. wykorzystamy je do podjęcia decyzji o tym jaką stosujemy technologię, w jakim frameworku będziemy pracować (kanban, scrum, etc), o zatrudnianiu nowych osób. Oto kilka przykładów:

1. CEO ustawił obszar decyzyjny “Fuzje i Przejęcia” na poziomie delegacji 1, więc po prostu informuje wszystkich pracowników mailowo o przejęciu kolejnej firmy.
2. Kierownik Projektu ustawił obszar decyzyjny “Metoda Zarządzania Projektem” na poziomie delegacji 2, więc przekonuje członków zespołu do pomysłu wprowadzenia zwinnego frameworku zarządzania projektami.
3. Konsultant uzgodnił obszar decyzyjny “Kluczowe Technologie” swojego klienta na poziomie 5, dlatego doradza klientowi, które technologie należy użyć, ale pozostawia klientowi ostateczną decyzję.
4. Pisarz ustala obszar decyzyjny “Drukowanie i Oprawa” na poziomie 7 i w pełni przekazuje ten temat swojemu profesjonalnemu drukarzowi.

Powyższe przykłady są już rezultatem zastosowania narzędzia Delegation Poker.  Ale jak zacząć korzystać z Delegation Poker i nie popełnić błędów? Oto opis metody krok po kroku:

1. 1. Rozdanie Kart: Osoba prowadząca grę (zazwyczaj lider zespołu, manager, Scrum Master lub Product Owner) rozdaje karty Delegation Poker członkom zespołu (każdy członek otrzymuje swoją talię kart).

1. 1. Dyskusja nad Scenariuszem: Zespół omawia konkretny scenariusz lub obszar decyzyjny, który należy zdelegować.

1. 1. Głosowanie za pomocą kart: Członkowie zespołu wykorzystują karty do głosowania nad preferowanym poziomem delegacji. Robią to w taki sposób jak w Planning Pokerze – bez wcześniejszego pokazywania kart, rzucając je jednocześnie na sygnał prowadzącego.

1. 1. Negocjacje: Jeśli istnieją różnice w postrzeganiu poziomu delegacji, członkowie zespołu wyjaśniają swoje punkty widzenia. Znowu podobnie jak Planning Pokerze, gdzie chcemy zrozumieć skąd różnice wynikają, jaki był sposób myślenia, co stało za decyzją wyboru danej karty.

1. 1. Ustalenie Poziomu Delegacji: Na koniec dyskusji wszyscy uczestnicy wybierają kartę reprezentującą ich preferowany poziom delegacji w danym przypadku.

Czym jest Delegation Board?

Podczas jednej sesji, zespół może ustalić poziom delegacji dla jednego obszaru decyzyjnego/ scenariusza albo dla kilku. Jeśli zespół dyskutuje i ustala poziomy delegowania dla kilku obszarów, może opisać efekt swoich ustaleń na Tablicy Delegacji (Delegation Board), która przykładowo może wyglądać tak:

Delegation Board może być tablicą fizyczną lub elektroniczną. W wierszach tej tablicy wpisujemy kluczowe obszary decyzyjne, które ktoś deleguje do innych osób. W kolumnach tablica pokazuje siedem poziomów delegowania. Dla każdego kluczowego obszaru decyzyjnego, tablica ma oznaczenie w jednej z siedmiu kolumn, jasno komunikując każdemu, jak daleko w danym obszarze jest delegowana władza.

Najważniejszym aspektem Tablicy Delegacji jest ten, że jest ona “żywa”. Oznacza to, że raz zapisana, powinna być przeglądana i dyskutowana, a z czasem poziomy delegowania powinny się przesuwać w stronę większej autonomii zespołu. 

Dlaczego warto stosować Delegation Poker?

Delegation Poker przynosi wiele korzyści zarówno liderom, jak i zespołom:

• • Klarowność: Gra pomaga wyeliminować niejasności dotyczące poziomu delegacji w konkretnych zadaniach lub projektach.

• • Wzrost zaufania: Uczestnicy gry mają możliwość wyrażenia swoich preferencji i oczekiwań, co przyczynia się do budowania zaufania między członkami zespołu a liderem.

• • Rozwój zespołu: Delegation Poker promuje samodzielność i odpowiedzialność członków zespołu, co może przyspieszyć ich rozwój zawodowy.

• • Przejrzystość: Dzięki grze zrozumienie poziomu delegacji staje się bardziej przejrzyste, co ułatwia podejmowanie decyzji i działanie w oparciu o jasne wytyczne.

Podsumowanie

Delegation Poker to wartościowe narzędzie w zarządzaniu, które pomaga zespołom i liderom wypracować jasne zrozumienie i zaufanie w kwestii delegowania zadań i decyzji. Wprowadzenie tej gry do praktyki zarządzania może przyczynić się do zwiększenia wydajności zespołu, poprawy komunikacji oraz wzmocnienia kultury zaufania w organizacji. 

Delegation Poker dostępny jest również w wersji do pracy zdalnej jako szablon w Miro.

Bardziej szczegółowo o delegowaniu oraz zastosowaniu kart Delegation Poker rozmawiamy podczas szkolenia Management 3.0: Foundation – Wstęp do zwinnego przywództwa w module ” Delegowanie i upełnomocnienie (empowerment).”

Karty do Delegation Pokera możesz również zakupić w naszym sklepie: